Enti pubblici e privati possono ottenere in prestito per esposizioni temporanee beni librari e documentari di proprietà della Biblioteca Panizzi. Si precisa che, per motivi conservativi, la durata massima del prestito è di 3 mesi. Nessuna proroga sarà concessa dopo tale periodo.

La richiesta deve giungere alla biblioteca, con un anticipo di tre mesi (termine è tassativo!) prima dell’apertura della mostra.

La richiesta dovrà contenere:
• titolo, date e progetto della mostra
• composizione del Comitato scientifico e/o nomi dei curatori
• scheda con la descrizione delle condizioni ambientali e di sicurezza della sede espositiva, firmata dal responsabile dell’organizzazione della mostra (utilizzare l’allegato 1).
• elenco delle opere richieste con esatta indicazione della collocazione.

La Biblioteca Panizzi, una volta verificata l’effettiva prestabilità delle opere richieste:
• in caso negativo, invia al richiedente una lettera con risposta motivata.
• in caso positivo, invia la richiesta per il parere obbligatorio – secondo quanto previsto dalla LR 18/2000 – alla Soprintendenza per i beni librari e documentari dell’IBC – Regione Emilia-Romagna, che ha a disposizione 45 giorni per il rilascio dell’autorizzazione al prestito.

La Biblioteca Panizzi avrà cura di inviare al richiedente:
•  una scheda di conservazione per ogni opera richiesta, completa dell’indicazione del valore assicurativo.
•  eventuali preventivi di spesa a carico del richiedente (es. per restauro o riproduzione integrale delle opere, fornitura di materiale di allestimento, rimborso delle spese sostenute dall’incaricato della Biblioteca per il trasporto del materiale, qualora la stessa ritenga opportuna tale misura di sicurezza, trattandosi di opere di particolare importanza).

La Biblioteca stabilisce anche le condizioni particolari del prestito, fra cui devono figurare in ogni caso le condizioni addizionali da inserire nel contratto assicurativo (vedi allegato 2).

Si richiede obbligatoriamente la visione anticipata del contratto assicurativo prima della sottoscrizione.

Il richiedente si impegna altresì a citare correttamente la biblioteca con la seguente denominazione: “Reggio Emilia, Biblioteca Panizzi”, a riportare la collocazione delle opere ricevute in prestito e la loro descrizione standardizzata a seconda della tipologia (manoscritti, edizioni antiche, periodici, incisioni e stampe, ecc.), nelle opportune sedi (catalogo, didascalie, ecc.) e a destinare alla Biblioteca almeno due copie del catalogo dell’esposizione.

La biblioteca può chiedere in qualsiasi momento l’immediata restituzione delle opere prestate se una o più condizioni sottoscritte non viene rispettata dal richiedente.