Le richieste scritte di prestito devono essere inviate alla Biblioteca Panizzi almeno sei mesi prima dell’apertura della mostra, in modo da:
– consentire un’attenta valutazione delle condizioni di conservazione dei pezzi richiesti e l’individuazione di speciali modalità di esposizione;
– eseguire le necessarie riproduzioni fotografiche di sicurezza e gli eventuali interventi di restauro;
– esaminare gli aspetti legali del prestito;
– fare una stima a fini assicurativi;
– rispettare i tempi entro cui inoltrare la richiesta di autorizzazione alla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica della Regione Emilia Romagna
La richiesta di prestito deve contenere:
1. titolo, sede e date di programmazione della mostra;
2. progetto scientifico e organizzativo; indicazione se un eventuale catalogo o sito web accompagnerà la mostra;
3. elenco completo e definitivo delle opere richieste corredato da segnatura di collocazione;
4. elenco completo, anche provvisorio, di tutti i beni che parteciperanno alla mostra;
5. Facility Report con firma del responsabile dell’esposizione;
6. indicazione del nominativo del responsabile della custodia delle opere richieste in prestito;
7. generalità della Ditta specializzata incaricata dei procedimenti di imballaggio, movimentazione e trasporto dei materiali.
Queste sono le nostre Condizioni di prestito per mostra.
Si informa che richiediamo la visione del contratto assicurativo entro 35 giorni a decorrere dalla formale presentazione della richiesta.

Per il prestito di libri, manoscritti, autografi, carteggi, fotografie, disegni, incisioni, carte geografiche, libri d’artista, soggetti ad autorizzazione dalla Soprintendenza Archivistica e Bibliografica dell’Emilia-Romagna, la Biblioteca Panizzi, considerato il progetto scientifico della mostra e valutate le condizioni di conservazione dei beni, le garanzie per l’adozione delle misure necessarie a garantirne l’integrità, inoltra, in caso di parere favorevole, almeno 4 mesi prima dell’inizio dell’esposizione, la richiesta di autorizzazione al prestito alla Soprintendenza suddetta. Ricevutane risposta affermativa, procede alle fasi esecutive del prestito – ivi compresa la trasmissione di dettagliate schede di conservazione per ognuna delle opere concesse in prestito – e richiede visione anticipata del contratto assicurativo.

Per la temporanea esportazione di opere d’arte gli organizzatori dovranno presentare specifica richiesta, completata dalla garanzia del Museo ospitante la mostra, che dichiari l’impegno a restituire le opere a mostra terminata, nei termini stabiliti dalla legge relativamente all’uscita delle opere dal territorio nazionale (articolo 71 del D.Lgs. n. 42 del 22 gennaio 2004).